Elementos Básicos De Access

BASE DE DATOS

Es la manera actual de recopilar y guardar archivos de cualquier indole de manera ordenada en una computadora.

ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS

A continuacion veremos un poco más sobre los elementos Basicos de Acces 2007, como lo son la pantalla, las barras ,etc para saber diferenciar una herramienta de otra, podremos saber para que sirve, donde esta y a su vez como se llama.

INICIAR Y CERRAR ACCESS 2007

Hay dos formas basicas de iniciar Access 2007

1. DESDE EL BOTON INICIO cuando le damos clic en el botón inicio aparecera un menú , despues le damos en los programas, luego aparecera los programas que estan instalados en el ordenador microsoft office y para finalizar microsoft office Access haz clic sobre él y se iniciara el programa.

2. DESDE EL ICONO DE ACCESS 2007 que tengas en el escritorio.

PARA CERRAR Access 2007

Puedes utilizar la opción ALF F4 odesde la opción X = cerrar que esta en la pate superior derecha de ACCESS 2007.

LA PANTALLA INICIAL

Al comenzar Access aparecera una pantalla inicial donde podremos ver sus componentes asi conoceremos los nombres de los diferentes elementos .

BARRA DE TITULO

Dentro de los elementos encontraremos también la barra de titulo la cual contiene un nombre que le asignamos y del programa, en la parte superior derecho se encuentran los botones que sirven para minimizar, maximizar, restaurar y cerrar.

BARRA DE ACCESO RAPIDO

Obtiene las operaciones más habituales de Access como GUARDAR, IMPRIMIR y DESHACER
En esta barra podras añadir los botones que desees, para eso deberas hacer clic sobre la fecla de desplegable de la derecha y apareceran los comandos más utilizados .

Cuando pulsamos en más comandos se abre un cuadro de dialogo que nos podra decir si podemos añadir otras acciones.

LA BARRA DE OPCIONES

En esta todas las opciones son agrupadas en pestañas por ejemplo cuando le damos clic en crear veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que posee Access las
pestañas pueden ir cambiando segun las opciones que necesites.

Pulsando la tecla ALT en los cuales aparecen unos recuadros juntos,los cuales no es necesrio utilizar el ratón.

Para poder salir del modo de Acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Al hacer doble clic sobre cualquier pestaña. la barra se minimiza y se ocupa menos espacio para que se muestre solamente el nombre de la pestaña y las opciones serán ocultadas.
Al hacer dodle clic en cualquier pestaña apareceran nuevamente las pestañas.

EL BOTON DE OFFICE

En la parte superior izquierdo del boton de office en la cual te mostrarara las opciones como se puede ver en la imagen abrir, guardar

A este menu se puede aceder dede el modo de aceso de por teclado pulsando ALT+ A

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administar para acceder a las opciones de administración de la base de datos.

La información aqui mostrada fue tomada de AULACLIC.ES

Pasos Para Crear, Editar Y Cerrar Tablas

COMO CREAR UNA TABLA DE DATOS

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos que necesita.

Hoy veremos cómo crear una tabla de datos en vista de diseño. Esta opción en determinar la estructura de la tabla (definir las distintas columnas que tebdra la tabla, y otros aspectos como la clave principal.....).
1. Para llegar mas rapido a la vista de diseño es seleccionar la vista en la pestaña Hoja de datos.

2. Le aparecera la vista del diseño de la tabla a crear.

3. En la pestaña le aparecera el nombre de la tabla - como aun no ha guardado le aparecerá por defecto Tabla 1 como nombre de la tabla.

4. Debe definir las comlunas que desee que compongan la tabla (se utiliza una línea para cada columna, llamadas rejillas, en la primera se define la primera columna de la tabla y así sucesivamente).

5. En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar INTRO pasamos al tipode datos, por defecto de access nos pone Texto como tipo de dato. Si deceamos cambiar de tipo dedatos, debe hacer clic sobre la fecha de desplegable de la derecha y elgir otro tipo.

6. Antes de guardar la tabla debe definir la clave principal (esta clave nos permite proporsionar un valor único tipo para cada fila de la tabla. )
Siempre por defecto le aparecera en la primera fila, pero si desea cambiar la debe seleccionar la fila donde decea poner la clave y luego darle clic en la llavecita que la puede encontrar en el marco Herramientas de la pestaña Diseño.
recuerda que un campo que forma la clave principal de una tabla no debe contener ningun valor nulo y a su vez no pueden haber dos filas en la misma tabla del valor del campo o de la clave principal .

7. Al insertar una fila con valores que no sean referentes a estas dos reglas, el sistema autamaticamente no nos dejara crear una nueva fila y nos dejara ver un error asi:

8. PARA GUARDAR UNA TABLA

. Para guardar una tabla iriamos al boton de office y eligiriamos la opción Guardar
. Como muestra la tabla aun no tiene nombre aparece el siguiente cuadro.

. Si no asignamos la clave principal antes de guardar nos aparecera un cuadro en el cual nos preguntara si deseamos que access cree una, si le desimos que si nos añadira un campo de tipo autonumerico y lo definira como clave principal y si le desimos que no la tabla se guarda sin clave principal es algo conveniente pero es obligacion guardar con ella.

CERRAR UNA TABLA
. Para poder cerrar una tabla primero debemos hacer clic derecho co el nombre de la tabla y seleccionamos cerrar en el menú emergente

. O sobre el boton cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaña

Las Propiedades De Los Campos

Las propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caracteristicas que le proporcionan un control adicional sobre la forma de hacer funcionar el campo.

Las propiedades aparecen en la vista de diseño de tal tabla cuando se tiene un campo seleccionado las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña general en la que indicamos las caracteristicas generales un campo y la pestaña Busqueda la cual podemos definir una lista de valores válidos para el campo.

Las propiedades de la pestaña General puede cambiar para un tipo de dato u otro a lo contrario de la pestaña de Busqueda cambia según el tipo de control asociado al campo.
si modificamos las propiededes de un campo hay que tener en cuenta que despues de haber introducido datos en el se pueden perder estos datos introducidos.
Propiedades según los diferentes tipos de datos.

TAMAÑO DEL CAMPO:

• Los campos de textos determina un número maximo de caracteres que se pueden introducir en un campo


• Los campos númericos tiene las siguientes opciones:


• BYTES esto quiere decir que es equivalente a un carácter se puede almacenar de 0 y 255


• ENTERO valores enteros comprendidos -32.768 y 32767


• ENTERO LARGO para los valores que son enteros comprendidos en -2.147.483.648 y 2.147.483.647


• SIMPLE se introducen valores entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para los valores negativos 1,401298E-45 y 3,4028 23E38 para los positivos
  


• DOBLE valores entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E- 324 para valores negativos 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 positivos.

LA INFORMACION AQUI MOSTRADA FUE TOMADA DE AULACLIC.ES

Pasos Para Crear Relaciones

RELACIONES

Una relación es la que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común.

1. Para comenzar a hacer una relación debe primero que todo abrir la base de datos donde se encuentran las tablas que va relacionar.

2. Hacer clic en la opción Herremientas De base de Datos, despues hacer clic en Relaciones.

3. Le aparecera un cuadro de dialogo llamado Mostrar tabla que le permite elegir las tablas que van hacer parte de la relación a crear.

Seleccionar una de las tablas existentes en la base de datos, haciendo clic en la ta bla a elegir apareciendo la tabla remarcada y haciendo luego clic en el botón Agregar.

4. Bueno repetira el paso anterior hasta añadir todos las tablas que desee agregar a la relación a crear.

5. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

6. Ahora le aparecerá una ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

7. Para crear la relación:

.ir sobre al campo de relación de la tabla principal (tabla 1)

.pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo (tabla 2)

.soltar el botón del ratón

8. Le aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la parte superior debe estar los nombres de las dos tablas relacionadas (tabla 1 y tabla 2), debajo de éstos el nombre de los campos de relación seleccionados, ojo para que se pueda hacer la relación deben ser campos que contengan el tipo de información y lo tanto del mismo tipo.

9. Observa en la parte inferior el Tipo de relación

10. Activa el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.

11. Para terminar haz clic en el botón Crear.

Bueno se Creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

LA INFORMACION AQUI MOSTRADA FUE TAMADA DE AULACLIC.ES

Pasos Para La Creación De Consultas

CONSULTAS

Las consultas son los objetos de un base de datos, ellas son las que nos permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos y hasta almacenar el resultado de otra tabla, dentro de la consulta existen distintos tipos de consulta las cuales te las mostrare a continuación:

CONSULTA DE SELECCION : Son las que se encargan de extraer o mostraar los datos.

CONSULTAS DE ACCION: Son las que que realizan cambios a los registros.

En esta oportunidad le dire como crear una consulta mediante el asistente siguiendo los pasos:

1. Abrir la base de datos.

2. Hacer clic sobre la opción Crear que la encuentra en la parte superior al lado de Inicio.

3. Hacer clic en Asistente para consultas.

4. Hacer clic en Asistente para consultas sencillas y despues aceptar.

5.En la vetana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la tabla/consutas.

6. Hacer clic en un nombre de campo en el cuadro de campos disponibles y sobre el botón > para introducirlo (o bien ssobre el boton >> para introducirlos todos)

7. Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos.

8. Asignar un titulo a la consulta y hacer clic en el botón FINALIZAR.

ASISTENTE PARA CONSULTAS SENCILLAS

El asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla, los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consultas.

Al entrar en la vista de diseño primero nos pidira una tabla de la consulta la cual sacara los datos del cuadro de dialogo con el que veras a continuación.

.Seleccionar la tabla que desemos sacar los datos y le damos clic en el botón Agregar .

.Si deseamos sacar los datos de otras tablas solo hay que darle agregar de la mima forma que el anterior.

.Finalizar haz clic en Cerrar.

LA INFORMACION AQUI MOSTRADA FUE TOMADA DE AULACLIC.ES

Pasos Para Crear Un Formulario

FORMULARIOS

Bueno los formularios son los que nos sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o de una consulta.

Hoy veremos como crear formularo.

Para crear un formulario hay distintas opciones y para poder acceder a ellas lo puedes hacer en la pestaña Crear.

Hoy le explicaremos como crear un formulario con el Asistente Para los Formularios::

1. Haz clic en la opción del Asistente para Formularios.

2. Luego le aparecera la primera ventana del asistente que le permite decidir que campos quiere incluir en formulario y que puede puede elegir más de una consulta o tabla.

3. Tambien le aparecera en la ventana la opción de seleccionar la tabla / consulta que este dentro de la base de datos y los campos disponibles que tenga esa tabla / consulta.

4. Para la selección de los campos en el formulario debe hacer clic sobre el campo y luego en el botón >>.

5. Si desea seleccionar todos los campos de la tabla/consulta simplemente oprima el botón >>.

6. Despues de haber seleccionado los campos que necesitaba dele clic en en el botón siguiente.

7. Le aparecera la siguiente ventana del asistente el que le permite determinar la distribución del formulario como las siguientes:

8. Luego de seleccionar el de su preferencia dele clic en el botón siguiente.

9. Luego En este caso debe elegir el estilo que le quiere aplicar al formulario, despues de alegirlo debe darle clic en siguiente.

1o. Esta vez solamente debe elegir el titulo que quiere para su formulario y esta es toda la información que solicita el asistente.

11. Dale clic en finalizar.

. LA INFORMACION AQUI MOSTRADA FUE TOMADA DE AULACLIC.ES

Pasos Para La Creacion De Un Informe

INFORMES

Bueno los informes simplemente sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica de los informes con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos.

...Hoy veremos cómo crear un informe, utilizando el asistente.

1. Para la creación de un informe debemos utilizar la selección Informes la que se encuentra en la pestaña Crear.

EL ASISTENTE PARA LOS INFORMES

1. En esta primera ventana le pedira introducir los campos a añadir al informe.

.Lo que debe hacer es seleccionar la tabla donde cogera los datos y lo que será el origen del informe.

. Luego para seleccionar los campos damos clic sobre el campo y luego clic sobre el boton , pero claro en lugar de hacer uno por uno tambien puedes seleccionar todos los campos a la vez dando clic en el boton .




2. De clic en siguiente:

3. Para seguir con el proceso has clic en el botón siguiente y luego le aparecerá otra ventana la que permite elegir la distribución y orientacion de los datos dentro del informe, y debe darle un clic en ajustar el ancho de forma que quepan todos los campos en una página.

4. Despues de elegir la distribución y orintacion debe darle clic nuevamente en siguiente:

Y le aparecera otra ventana que le permitira esta vez ponerle el estilo que desea aplicar al informe luego de haber seleccionado el estilo debe darle clic en siguiente: Lo que le aparecera una ultima ventana que le dara la opción de aplicarle un título al informe, este titulo será el nombre asignado al informe.

5. Bueno ésta es toda la información que necesita el asistente para crear el informe.

6. Hacer clic en Finalizar.

LA INFORMACION AQUI MOSTRADA FUE TOMADA DE AULACLIC.ES